STAPPENPLAN
Voor facility managers die aan de slag willen met zero waste, heeft adviesbureau Royal HaskoningDHV een stappenplan ontwikkeld68. De precieze situatie zal voor elk kantoor anders zijn, maar de volgorde van de stappen helpt FM’ers om gestructureerd aan de slag te gaan met het voorkomen en verminderen van afval.
Toepassing
Onderzoek eerst waar de organisatie nu staat door de afvalstromen in kaart te brengen (zie Stap 1: Afvalstromen in kaart brengen). Ga daarna in gesprek met verschillende stakeholders binnen de organisatie om te bepalen wat de duurzaamheidsambitie (per stroom) is. Bepaal ook welke wensen en mogelijkheden er zijn, bijvoorbeeld door in gesprek te gaan met leveranciers over afvalvrije verpakkingen, producten of ‘pay-per-use’constructies.
Als het speelveld duidelijk is, begin dan met het samenstellen van een maatregelenpakket. Kies activiteiten waarbij veel afval vrijkomt, zoals printen, handen drogen en koffiedrinken. Maak vervolgens een plan van aanpak. Misschien is het te ambitieus om gelijk al het papier van kantoor te bannen en is het instellen van ‘follow me-printing’ een goed startpunt (zie stroom 1-5 van deze whitepaper voor aanbevelingen en concrete suggesties). Als de plannen op papier staan, communiceer ze dan naar alle medewerkers. Dat creëert niet alleen transparantie, maar ook betrokkenheid binnen de organisatie.
Na deze stappen doorlopen te hebben, wordt het tijd de plannen uit te voeren. Blijf ook tijdens de implementatie luisteren naar en vragen om feedback en suggesties van werknemers. Zonder draagvlak zijn de maatregelen gedoemd te mislukken. Zorg voor goede monitoring en stuur zo nodig bij. Na verloop van tijd is het verstandig de (voorlopige) balans op te maken en medewerkers en derden op de hoogte te brengen van de vorderingen die de organisatie maakt. Communicatie over positieve resultaten geeft een boost aan zowel de moraal van werknemers als externe relaties.
ROL VAN DE FACILITY MANAGER
Om het duurzaamheidsbeleid daadwerkelijk onderdeel te maken van de organisatie, is samenwerking van essentieel belang – allereerst intern, maar ook met externe partijen. Dit biedt een kans voor facility managers. Door hun sleutelpositie kunnen zij binnen de organisatie verschillende bedrijfsonderdelen of -afdelingen met elkaar verbinden en naar buiten optreden als opdrachtgever, contractmanager en vertegenwoordiger van gebruikers.
Commitment van het management
Om het zero waste-beleid tot een succes te maken, is het daarnaast ook cruciaal dat het management zich committeert aan de ambities. Hieronder enkele suggesties:
- Zorg dat de plannen en maatregelen worden verankerd in de (duurzaamheid)strategie en dat deze tot in de bovenste lagen van de organisatie wordt uitgedragen. Goed voorbeeld doet goed volgen.
- Geef het management feiten en cijfers die duidelijk maken hoeveel winst een zero waste-beleid oplevert, zowel in geld als in tijd.
- Laat zien hoe een (gedeeltelijk) afvalvrij kantoor de kans biedt om aan het merk te bouwen en publiciteit te generen (zie inspirerende cases aan het eind van de stromen 1-5).
Gedragsverandering van medewerkers
Hoe succesvol de invoering van de maatregelen is, hangt sterk af van de bereidwilligheid van de medewerkers. Het loont om na te denken over hoe het gewenste gedrag gefaciliteerd en gestimuleerd kan worden. Er zijn verschillende redenen voor werknemers om niet gelijk betrokken te raken bij het nieuwe zero waste-beleid. Hou rekening met de volgende factoren:
Medewerkers
- beschikken niet over de benodigde kennis;
- weten niet hoe ze het moeten doen;
- hebben niet voldoende praktische mogelijkheden om het goed te doen;
- zien het nut er niet van in.
Het kan ook zijn dat ze geen vertrouwen hebben of het wel zin heeft, of dat ze het ‘altijd zo’ gedaan hebben, gewoontegedrag etc. Bedenk goed wat de reden is dat mensen niet mee willen doen, ga in gesprek en bedenk samen een oplossing.
Kenniswijzer Zwerfafval heeft een stappenplan opgesteld dat helpt probleemgedrag om te zetten in gewenst gedrag. Het gaat daarbij specifiek over afval. De stappen helpen om het gedrag te analyseren: Welk ongewenst gedrag doet zich voor en door wie? Vervolgens wordt er gekeken naar het gewenste gedrag en welke maatregelen passend zijn. Op kantoor zal er anders gecommuniceerd worden dan op een school of op straat. De laatste stap na invoering van de gedragsveranderende maatregelen is de evaluatie en, indien nodig, bijsturing.
Met het oog op de toekomst
Om te voorkomen dat de zero waste-maatregelen slechts een tijdelijk effect hebben, is het van belang om na te denken over het voortbestaan van de nieuwe situatie. Zorg er in ieder geval voor dat het project niet van één of twee personen afhangt, maar creëer een grotere groep van betrokken collega’s: de ambassadeurs van het afvalvrije kantoor. Een andere manier om het resultaat niet verloren te laten gaan, is om nieuwe collega’s tijdens hun inwerkperiode goed te informeren over wat er van hen verwacht wordt.
WEGWIJZER AFVALVRIJ KANTOOR
Om facility managers te helpen weloverwogen keuzes te maken, hebben Rijkswaterstaat, Facilitair Management Nederland (FMN), RHDHV en PHI factory de Wegwijzer Afvalvrij Kantoor ontwikkeld. Op deze website staan inspirerende cases en talloze praktische tips om verspilling op kantoor tegen te gaan. Verschillende afvalstromen komen aan bod en er is aandacht voor alle stappen van het proces (inkoop, gebruik en einde gebruik).