PAPERFREE OFFICE
Digitaal werken lijkt al enige tijd de norm, toch print de gemiddelde kantoormedewerker nog altijd 30 pagina’s per week. Waarvan er 10 binnen een aantal dagen in de prullenbak belanden. Door papierloos te gaan werken, draagt een bedrijf bij aan een beter milieu en bespaart ook aanzienlijk op ruimte en kosten. Er is bijvoorbeeld geen opslagruimte nodig voor het archief en ook doorlopende kosten van inkt, toners en enveloppen behoren tot het verleden.
Een paar slimme tips:
- Digitaliseer de gehele administratie: van loonstroken en handtekeningen tot facturen en contracten. Zorg ervoor dat klanten en leveranciers ook geen papier meer aanleveren.
- Investeer in software die digitaal werken prettig en efficiënt maakt voor medewerkers.
- Geef medewerkers de middelen om zonder papier te kunnen lezen en notities te maken.
- Doe alle printers de deur uit.
MINDER PRINTEN
Zelfs als het onmogelijk is om volledig papierloos te werken, kunnen er binnen elke organisatie flinke stappen gezet worden om papier te besparen. Dat lijkt in het begin wellicht lastig, maar bewustwording en een aantal simpele maatregelen kunnen het gedrag van werknemers structureel veranderen.
- Zorg dat werknemers alleen afdrukken wat ze nodig hebben, bijvoorbeeld door ‘follow me printing’ in te stellen. Hiermee wordt het document wordt pas afgedrukt als de gebruiker bij de printer staat.
- Stel de printer in op automatisch dubbelzijdig printen.
- Zorg voor een ‘stopknop’: als een document verkeerd wordt afgedrukt, is dat vaak al na één pagina duidelijk.
- Maak er een competitie van, bijvoorbeeld door deel te nemen aan de PrintLess Contest die de Green Business Club elk jaar organiseert.
Iets minder dan de helft (45%) van het Nederlandse papier en karton wordt gebruikt voor verpakkingen. Het merendeel daarvan is gemaakt van kringlooppapier, maar dat betekent niet dat de milieu-impact te verwaarlozen is. Over het algemeen is gerecycled papier minder schadelijk dan nieuw papier, maar het scheelt niet veel. Daarbij is karton ook lang niet altijd een goed alternatief voor kunststof, omdat het minder sterk is dan plastic en in sommige opzichten ook minder veelzijdig, denk aan vloeistofverpakkingen. Het is dus van belang zo min mogelijk papieren en kartonnen verpakkingsmateriaal te gebruiken.
Bedrijven die hun goederen via zogenaamde stadshubs aan laten leveren, hebben vaak minder kartonnen verpakkingen op kantoor. De bestellingen komen binnen op de hub aan de rand van de stad waarna ze gebundeld en uitstootvrij worden geleverd. Door het samenvoegen van de goederen is er minder karton nodig en blijft schoon karton achter op de hub. Ook door de retourlogistiek efficiënt in te richten, bijvoorbeeld door in contracten met leveranciers op te nemen dat ze de verpakkingen direct weer meenemen, zal de afvalstroom schoon blijven en daardoor gemakkelijker te verwerken.
KLADPAPIER
Hoewel het hergebruik van papier in de meeste gevallen niet voor de hand ligt, kunnen enkelzijdig geprinte vellen papier nog dienstdoen als kladpapier. Een stapeltje kan worden ingebonden tot een notitieblok, door de medewerkers of door een externe partij zoals Green Side.
PAPIER RECYCLEN
Papier is de enige afvalstroom die door een groot aantal bedrijven bij de bron gescheiden wordt. Dat komt vooral door de kostenbesparing die het oplevert. Veel andere afvalstromen – zoals organisch en kunststof afval – zijn duurder als ze apart worden ingezameld. Schoon en droog papier kunnen goed gerecycled worden; houtvezels zijn vijf tot zeven keer opnieuw te gebruiken. Als ze tenminste niet vies of nat zijn.
Helaas komt in veel kantoren een aanzienlijk deel van het papier bij het restafval terecht. Dat maakt het meestal ongeschikt voor recycling. En het omgekeerde gebeurt ook: papier met etensresten, gebruikte tissues en koffiebekertjes komen in de papierbak terecht. De afvalverwerker zal deze stroom afkeuren en zo belanden partijen papier alsnog in de verbrandingsoven. Zorg dus voor voldoende papierbakken op strategische plekken, naast de printer en op de bureaus. Dring er bij de medewerkers op aan dat alleen schoon en droog papier gerecycled kan worden. Let wel: Het kost net zoveel energie om papier te maken van oud papier als van hout. Er is wel een verschil in water- en landgebruik. Voor het maken van papier uit gerecyclede vezels is slechts 10 tot 15 liter water per kilo nodig, voor nieuw papier minimaal 25 liter . Het CPB schat dat de CO2-besparing van gerecycled papier tussen de 20% en 30% ligt. Als de aangeboden afvalstroom tenminste van hoogwaardige kwaliteit is en niet vervuild met storende elementen zoals pizzadozen en tissues. Ook MilieuCentraal geeft aan dat kringlooppapier weliswaar iets beter is dan nieuw papier, maar dat het voorkomen van afval pas echt milieuvoordeel oplevert.
Nederlanders gooien elk jaar zo’n 3 miljard koffiebekers weg. Volgens fabrikanten en afvalverwerkers is een groot deel daarvan recyclebaar of zelfs composteerbaar. Maar in de praktijk blijken zelfs de meest ‘duurzame’ bekers van karton en bioplastic (PLA) simpelweg verbrand te worden. Onderzoek wees begin 2020 uit dat op meerdere kantoren de bekers weliswaar gescheiden worden ingezameld, maar uiteindelijk toch bij het restafval belanden. Zo leverde het Rijk ongeveer 85 miljoen gebruikte bekertjes aan hun afvalverwerker die het tot toiletpapier zou verwerken. Dat gebeurde niet, omdat de bekers te vervuild waren.
Naar schatting wordt slechts 10% van alle weggegooide koffiebekers voor recycling aangeboden, de rest belandt direct in de verbrandingsoven. Van de apart ingezamelde koffiebekers wordt naar schatting een tiende, dus 1% van het totaal, daadwerkelijk gerecycled. In veel gevallen doen kantoren er goed aan over te stappen op stenen mokken of glazen. De productie daarvan kost meer energie en grondstoffen, maar dat wordt ruimschoots gecompenseerd door veelvuldig gebruik. Als de mok tenminste niet na elk gebruik wordt afgewassen met heet water, in dat geval is de totale milieu-impact namelijk hoger.
CASE STUDY: DECOS NOORDWIJK
Dit innovatieve IT-bedrijf, gevestigd in een futuristisch uitziend klimaatneutraal kantoor, was haar tijd ver vooruit. Al rond 2014 trok Decos veel media-aandacht door als eerste Nederlandse bedrijf volledig papierloos te werken. Geen printers, papieren post wordt teruggestuurd en leveranciers die weigerden, werden vervangen. Ook het toilet is papierloos. In een interview met NRC Handelsblad zei directeur Paul Veger destijds : “Als wij tonen dat álles zonder papier kan, hoe overdreven dat misschien ook mag lijken, dan raken anderen geïnspireerd om bijvoorbeeld eens met 10 procent te beginnen.”
